Office技巧:PPT之所以凌乱,因为你不懂这些规范

Office技巧:PPT之所以凌乱,因为你不懂这些规范

都说细节决定成败,花了大心思去制作了一份图文并茂、内容优质的PPT,却因为对齐这个小问题,而被观众所吐槽,实在是令人心有不甘。

什么?你竟然没看出下图的PPT有哪些问题,那么你还真要好好往下看~

Office技巧:PPT之所以凌乱,因为你不懂这些规范

一、对齐和参考线:进行规范化排版的妙招

(1)对齐按钮

对齐按钮的作用在于:实现不同对象之间的精准对齐。

真心不建议凭感觉来实现对齐,因为在电脑的小屏幕上,那些不易发觉的对齐问题,一旦到屏幕上展示时,就会瞬间“原形毕露”~

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(2)参考线

利用参考线,可以直观地观察到不同版面元素之间是否对齐了。

而且,当要添加新的元素时,可以根据参考线来确定新元素的大小和位置——让对齐“赢在起跑线上”。

Office技巧:PPT之所以凌乱,因为你不懂这些规范

由于在PPT排版中,需要频繁使用到对齐和参考线,建议用鼠标右键点击这两个按钮,将它们添加到快速访问工具栏,这样可以节省你的操作时间。

二、业内对齐:你所不知道的那些门道

(1)一个经典案例

Office技巧:PPT之所以凌乱,因为你不懂这些规范

可能一开始还无法直观看出:这页PPT所存在的对齐问题,我们不妨将所有元素都替换成同等大小的矩形——这就是传说中的“色块分析法”。这样一来,所有的对齐问题,就一目了然地呈现出来了。

Office技巧:PPT之所以凌乱,因为你不懂这些规范

简单总结一下,上述PPT存在的对齐问题。

问题1:右上角的3个文字块没有对齐,既不是居中,也不是右对齐。

问题2:下方的3个图表、以及图表文字在对齐上存在一定偏差——明显就是手动调整对齐所带来的后果。

问题3:右下角文字的右边缘不整齐,让整个布局的右边缘显得很粗糙。

问题4:4个大的模块(左侧图片、右上方3段文字块、下方3段图表块、右下角文字)之间没有对齐。

根据上述发现的问题,进一步调整对齐可以得到:

Office技巧:PPT之所以凌乱,因为你不懂这些规范

继续沿用之前提到的色块分析法,可以发现:那些看似简单的修改,其实是对于不同版面元素,进行严格对齐、精心排版的结果。

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总结一下从该案例所得到的启示:

1、单独一个模块内的对齐

案例中提到了4个不同模块,每个小模块内,要利用PowerPoint的对齐功能来实现对齐——千万别手动调哟~

2、多种模块的对齐

很多人都只是关注到了“单独一个模块内的对齐”,其实不同模块之间也是要对齐的。

3、整体版面的对齐

要把所有的模块看成是一个整体,来实现这个整体在上下左右,四条边上的对齐。

4、多种对齐方法的综合使用

对于多元素排版,单一的对齐方式并不适用,需要根据需要,综合应用左右对齐和垂直水平居中。

(2)对齐同类元素

这一页的PPT,乍看之下,好像已经很工整了——似乎没必要专门来找茬。

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但其实,对于对齐,除了视觉上的对齐,还要注意一个基本逻辑:要实现同类元素的归类对齐。

上图PPT中,左上角的PART 1可归类为序号,而右上角的两行文字和左下角的三段文字可归类为正文。因此,将左下角的三段正文,对齐左上角的序号,从归类的角度看,这样并不合理。

根据同类对齐原则,可以修改得到下图:

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三、跨页对齐:太多人忽略的重要原则

很多人仅仅只是注意到了一页内,PPT版面元素的对齐,而往往会忽略:不同页之间,其实也是需要实现版面元素对齐的——做到了这一点,才有资格称得上是一份专业的PPT。

对于PPT元素的跨页对齐,可以利用辅助线,从划分好版面的通用布局开始。

PPT的通用布局主要分为:标题栏、版心(一页中的主体内容展示部分),以及四个方向的间距。

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这么一说好像并不够直观,但只要看到下图的案例,聪明的你一定能秒懂:什么是跨页对齐。

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(文/Office 官方)

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