在云端工作、数字生活中节省与拥有更多时间的方法

“节省时间”,就是把事情更快完成的方法,或是不要再去做没用的事情的方法。而“拥有更多时间”,则是利用时间去做有意义的事情的方法。无论是工作、生活、家庭或娱乐。

time -01_thumb[1]

01.“云端同步”:让文档管理更快完成

善用 Dropbox (Skydrive,Google Drive)这类同步服务可以让很多事情变得更快完成,甚至有些时候再也不用做那些重复麻烦的事情。

包含不需要再重复着把档案复制到随身碟的动作。不需要担心在多台计算机之间传递文件时版本新旧。甚至可以大量减少自己去备份文件的次数。而且,如果有一天硬盘坏掉、档案损坏,也可以更快完成还原正确文档的步骤,因为从云端直接恢复即可。

02.“协同合作”:把时间全部用在编辑文件上

使用 Google Drive (Skydrive)这样的在线实时同步编辑工具有很多好处,其中最大的优点就是让我们把仅有的时间花在刀口上。

如果没有在线多人同步编辑,那么要在工作团队之间合作某个文件时,会增加很多时间花费,尤其在不断重复发送邮件、下载文件的动作,或是花费很多时间在档案版本的整合、确认上。

但最重要的事情是什么?是“编辑”本身吧!所以在线协同合作的好处,就是把上面那些沟通动作全部省去,但省去不是重点,重点是你可以把时间真正花在最重要的“编辑”本身。

[buy]

鉴于国情 ,附上使用skydrive的一般操作方法:

使用 SkyDrive 在云中协同工作

如果你正在与他人协作处理学校项目或工作项目,则常常要汇编文档多个副本中的改动。不过,你可以通过 SkyDrive 将文件放在云中,这样,其他人就能够访问并处理这些文件。

将文件放在云中

要进行文件协作,首先要将这些文件放入云中。操作方法如下:
转到 SkyDrive.com,然后使用 Microsoft 帐户登录。

点击“添加”,然后按照屏幕上的说明操作。

如果你并未安装 Office,还可以通过用于 Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote 的 Office Web 应用 在 SkyDrive 中直接创建 Office 文件。

操作方法如下:

转到 SkyDrive.com,然后使用 Microsoft 帐户登录。

点击“创建”,然后选择你需要的文件类型。

编辑新文档,然后保存它。

共享和协作

通过创建组,可在处理和共享文件时节省时间。在通过组共享文件时,你可以通知各个成员,设置权限,同时使用组邮件地址与每个人共享。你可以向组中添加任何人,而无论他们的邮件地址是什么。操作方法如下:

转到 Groups.live.com,然后使用 Microsoft 帐户登录。

点击“创建组”,然后按照屏幕上的说明操作。

[/buy]

03.“无纸化”:不做无用的打印、发送邮件、整理动作

当然,或许不可能也不需要百分之百无纸化,但如果可以的话,应该在工作上尽量的追求无纸化的工作方法。

因为在纸本的作业流程中,像是打印、发送邮件、整理纸张这些动作,老实说都和你的“工作”本身没关系,而是无端多出很多无用的流程。

所以如果能够尽可能的不要打印、发送邮件、整理纸张,如果所有内容都储存在像是 Evernote、 Google Drive,或者Word 等档案里,利用数字档案来工作,可以避免你把宝贵时间花在帮助很小的事情上。

04.“Web App”:和工作无关的动作避免重复做

安装单机软件有什么缺点?如果换一台计算机,或是重新安装软件,那么之前所有的设置都要重新跑一次。Web App 有什么优点?那就是你在网络上设置完成,从此你不管换到哪一台计算机重新要使用它,它依然保持着你之前做好的所有设置和内容。

现在的手机 App、浏览器套件、计算机单机软件,都可能还有类似的缺点,要不然就是要麻烦自己去备份还原。而一个云端的系统, Web App 的架构,可以再也不需要重复做这些一样的、无关工作的事情。

05.“Google Reader”:重点是阅读本身,不是翻阅这个动作

如果你有10个每天都想看的内容网站,若是要每天都花费时间去进行重复的打开每个网页、浏览每个网页有没有最新消息的动作,这是你阅读的目的吗?

阅读的目的应该在于读到内容,而不在于去到那个网站(是的,身为部落客好像不应该这么讲,但身为追求工作效率的朋友来说,这才是好方法)。

所以 Google Reader 仍然是必要的,即使是社交,你还是不得不点开那个网页去看,而且社交还没办法让你自己很方便的去整理。

但 Google Reader 上可以直接把优质网站的文章抓到阅读器中,你可以从单一的阅读器快速浏览所有文章,省去那些点开网页的无谓翻书动作。

06.“搜索”:不要想了,去行动吧!

搜索的意义,我觉得那代表跨出第一步的行动。很多时候我们遇到问题,然后开始一直想、一直烦恼,如果你有时间去担心“不知道怎么解决问题”这件事,为什

么不把这个时间花在一个最简单的移动:“去搜索”上呢?拥有时间,就是让自己去做有意义的事情。遇到疑难与其自己空想,把时间花在用 Google 搜索上,这才会展开行动!

07.“待办列表”:随时知道自己有空时可以做什么

我们其实常常遇到有空的时间,只是我们不会利用。每次遇到空闲时间,我们只会东摸西摸让时间溜走。这时候应该要事先准备好一份“待办事项”列表,下次遇到有空的时间时,立刻从待办事项里挑一件事情来完成,把时间利用掉!要不然,你遇到再多次空闲时间,你还是一样误以为自己没时间。

08.“移动设备”:让零碎时间也可以发挥价值

很多时候可能知道自己有空,但有空的时间非常短暂,例如等车空闲、通勤途中,但如果能够把这些时间也拿来利

用,那么就会真正觉得自己拥有了更多的时间,因为你完成了更多事情。

利用智能手机,不管是 Android 或 iOS 等,这些零碎时间可以收发个邮件、做一些笔记,甚至要编辑一下文件、心智图也不是问题。

移动设备真的是可以让我们拥有更多时间的好工具,只要用得其所。

09.“隔离”:一次只做一件事情

我最近把手机上所有社交、实时通的通知全部关掉,只保留了和自己最重要的朋友的实时通通知,幸好使用 Cubie 的只有我们两个。

因为当我正在利用零碎时间,在手机上处理一件事情时,弹出的通知非常容易打断我的工作节奏,让我变成一次做太多事情。

但这是数字环境很容易出现的问题,信息太多太杂,因此第一步就是要隔离他们,例如正在专心工作时,把这些新讯通知全部隔离起来。

10.“社交”:让一件事情产生更多价值

前面才说要隔离通知,现在居然说社交也对拥有更多时间有帮助?这里面的道理在哪里呢?

其实很简单,例如我写出了今天这篇文章,我把文章分享到社交,获得了一些讨论、一些传播,效应多大我还不确定,但只要有新的响应,这样这篇文章的生产价值不就有了新的提升?

社交传播就像滚雪球,我先花时间创造出这件事情的基本价值,接着让其他受众一起花时间把这件事情的价值愈做愈大,我们彼此互相做着这样的事情,让一件生产可以超乎一个人可以做到的范畴,这当然是善用时间!

小结:

以上,我从 10 个不同的角度,分享了在数字、云端的时代里,我们如何可以善用这些工具服务,让自己节省并拥有更多时间,成为可以真正掌握时间的工作者与生活者。

(来源:电脑玩物)

发表评论

:?: :razz: :sad: :evil: :!: :smile: :oops: :grin: :eek: :shock: :???: :cool: :lol: :mad: :twisted: :roll: :wink: :idea: :arrow: :neutral: :cry: :mrgreen:

目前评论:4   其中:访客  4   站长  0

    • 97world 0

      GR、Dropbox都有在用..!

      • 时光的线条 7

        每天GR1000

        • 时光的线条 6

          每天GR1000+