云端办公:应从网络工具的使用中寻找工作方法,而非依赖

如今的数字化办公越来越“凶猛”,无纸化进程已经可谓是势不可挡,不知道有多少人已经很久没有碰过纸和笔以及纸质书籍了呢?而我们每天被这个“强大”的互联网包围,是否有了依赖数字,网络工具的感觉?如果有一天它们都消失了,我们还能从中得到什么吗?下面这篇来自“电脑玩物”撰写的文章或许可以为你揭开谜题。


写成文章放上与其他人接触的沟通管道后,基本上这篇文章某部份的解释权也已经不在自己手上,读者难免误读,但作者有时候也不一定是有明确不可变的思想,于是在这样反复来往的误读中,有时候新的创意与思考反而会产生。我一直深信这一点。

不过,今天我想犯一个作者大忌,回过头来自己解释自己。在各式各样别人附加在我身上的“定义”中,有一种诠释其实和我心中所想南辕北辙,这个解读就是:“你真是一个依靠数字工具的人。”

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但其实我心中真正的想法是:“我认为我们不能依靠任何数字、网络工具”,或者说,不是我(们)依靠数字工具,而是“数字工具依靠我(们)”。是我们赋予这些工具灵魂,让他们成为实用,没有我(们),这些数字工具完全没有意义,但没有这些(某些)工具,我(们)依然可以找到完成事情的方法。

一、自己的方法,才靠得住

是的,重点是那样一套属于自己的“方法”是否被建立起来,如果说我依靠什么,那么我依靠的应该是背后那一套自己慢慢磨练出来的“做事情的流程”、“面对事物的态度”和“执行任务的方法”,而非任何一个特定的工具。

方法,是自己的,所以靠得住,只要我还在,只要我还在动脑思考,那么我相信自己的方法永远都是自己最好的依靠。而那些网络、数字工具?对不起,我不能依靠你。

就好像餐厅的大厨有一把传世的名刀,让他做菜更利落,但是如果有一天名刀坏掉了,难道这位大厨就从此做不出好菜了吗?当然不是,大厨最重要的是他有自己做菜的哲学、口味的艺术、料理的方法,刀坏了,换把适合的刀,一定还是有好菜可以上桌。

二、有了方法,换工具就很简单

所以,我们不能奢望数字、网络或任何工具可以帮我们解决问题,真正解决问题的永远是我们的方法,是我们自己。

因此像是我个人“爱用”的印象笔记,我常常建议大家可以尝试把所有数据放入印象笔记做一个项目统整,这样最有效率(两张图解释印象笔记的 完全记忆 与 项目管理笔记 方法)。有朋友可能因此解读:“哇!你好依赖印象笔记。”不,其实我依赖的是“把所有数据统整的项目管理方法”。

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今天换到另外一个可以做数据统整的软件,我还是一样的方法。

有了方法,我们要做的就只是“找到适合自己方法”的工具而已。就像大厨在做菜前总是已经有一套完美的料理计划,所以他们可以轻松挑出好食材并做出好菜,但其实大厨也不是去找出什么隐藏的梦幻食材,很多时候用得也只是我们一般市场看得到的东西,只是大厨知道自己要什么,所以可以挑到和自己的菜单完美搭配的素材。

工具就像这些食材,很多时候他们是中性的,好坏其实来自于我们怎么使用它的方法。这个工具对你坏,或许对我好,但要怎么知道对自己好的工具是什么?只有先建立“自己的一套方法”,而一旦有了方法的大厨,难道换个食材就做不出好菜吗?

三、建立流程,获得效率,规避风险

很多人问说:“印象笔记CEO 说他们要做百年企业,这是不是代表这个笔记服务很值得依靠?”我其实从来不会把这句话当真,我的意思是,或许印象笔记有那个志向,但一家公司要做百年有那么容易吗?印象笔记最近的偶像 Nike 都还做不到 50 年呢!

我并非是会被这些志愿感动的人,我只是挑一个适合自己方法的工具。

所以,我使用任何工具时从来不会觉得“我会永远使用这个工具”,相对的,我会去思考的是一套可以更长久、不断修正的工作流程,然后随时选择当下适合这个流程的工具,并且保留替换的弹性即可。

当我说“云端可以帮我长久保存数据”时,我思考的不是依赖某个云端工具“永远”帮我储存某些数据,而是整个云端世界这个新方法、新流程。

把工作的数据云端化,可以方便携带,可以在即使小小一台手机上随时使用,并且自己不用做太复杂、太花时间的备份,而可以有一个自动化的流程来帮数据做好储存、整理、使用与救援。这是我的方法,在这个方法上我可以获得最大的工作效率。

于是我自己选择像是印象笔记、 Google 相册、 Dropbox 这些“工具”来加入我的流程。如果有一天这些工具不能用了呢?那就换个工具吧!因为在这个云端的流程里,数据反而更容易转移,即使像是印象笔记都一样有储存完整笔记在本机、可以转 HTML,而且如果有天有更好的笔记服务出现,那这个笔记服务多半会推出“把印象笔记笔记转入 XXX ”的功能帮我们移转。

四、我想介绍的不是工具,而是背后的方法

我常常在思考的其实是自己方法的精进,而非软件到底怎么用。

当然,我必须感谢这些我使用过的、我介绍过的数字、网络工具,因为每个工具背后都有开发者的心血、开发者的想法,开发者想要让这个工具怎么用的“方法与流程”,最后这一点最宝贵!

因为当我使用这些数字、网络工具时,我其实就是在跟这些“方法与流程”对话,回头来思考、修正、精进、刺激自己原本的方法。

于是,当我获得这些工具里包含的那些好方法后,我就可以保留一个弹性:“随时带走这些方法,留下这个工具”,因为我知道,我也认为,我们其实不能依靠任何数字、网络工具,但我们可以依靠一个适合这个最新世界的工作方法

评语:这篇文章把人类在这数字时代的迷失给点出来,我们不是迷失在数字信息里面,而是要驾驭它们,用数字工具让我们成为更好的人,而不是沦为什么是都依赖数字网络工具的奴隶!科技始终来自于人性。(via:Yen K)